Onboarding av deltids-, sesong- og lærlingansatte

Paradokset

Deltids- og sesongansatte kan få lite opplæring og stå alene når noe skjer.

Sommervikaren som er alene i butikken en fredag kveld. Deltidsmedarbeideren som tar helgevaktene når ingen andre er der. Lærlingen som får de oppgavene ingen andre vil ha.

Det er ikke vond vilje. Det er at opplæringen er bygget for en person som starter mandag i full stilling og har lederen tilgjengelig hele uka. Den modellen passer ikke.

Kravene endrer seg ikke

Verdt å slå fast: arbeidsmiljølovens krav om nødvendig opplæring gjelder uavhengig av stillingsprosent og ansettelsesform. Deltidsansatte, sesongansatte, tilkallingsvikarer og lærlinger har samme rett til forsvarlig opplæring som alle andre.

Stillingsprosenten fritar ikke arbeidsgiver fra ansvaret for nødvendig opplæring.

Del opplæringen i to

Kjernen – før første vakt, uten unntak

Tilpass gjennomgangen til jobben og risikoen, uansett hvor kort tid personen skal være hos dere:

• Hva jobben faktisk går ut på
• Sikkerhet: hva som er farlig, hva man aldri gjør, hvor verneutstyret er
• Nødprosedyrer: brann, ulykke, hvem man ringer
• Hvem man kontakter når noe skjer og lederen ikke er der
• Alenearbeid: hva gjør man hvis en situasjon oppstår?
• Arbeidsavtalen er gjennomgått og helst signert før oppstart

Hvor mye tid som trengs, avhenger av oppgavene, risikoen og den ansattes erfaring. Et bestemt tidsanslag gjør ikke opplæringen forsvarlig.

Resten – fordelt over de første ukene

Rutiner, systemer, kundebehandling og fagspesifikk opplæring kan fordeles over flere vakter. Men opplæring som er nødvendig for en oppgave, må være gitt før personen utfører den.

De praktiske grepene

1. Legg opplæringen på vakt, ikke på en kursdag. En sesongansatt kommer ikke på en fellesdag i mai. Legg kjernen inn ved oppstart av første vakt, før arbeidsoppgavene begynner, med en navngitt ansvarlig som er der.

2. Gi ansvaret til noen som faktisk er på jobb. I bedrifter med turnus er lederen ofte ikke til stede når vikaren møter. Da må en erfaren kollega eie punktet, ikke lederen på papiret.

3. Gjør materialet mulig å ta på telefonen. Den som jobber to kvelder i uka, leser ikke en perm på pauserommet. Gjør materialet tilgjengelig på mobilen, men kombiner det med praktisk opplæring når oppgavene krever det. Sett av betalt tid til opplæringen.

4. Ta vare på dokumentasjonen mellom sesongene. Kommer samme sommervikar tilbake neste år, kan dere ta utgangspunkt i tidligere opplæring. Vurder fortsatt hva som må gjentas eller oppdateres. Behold bare dokumentasjon dere fortsatt trenger.

5. Sett av tid til en oppfølgingssamtale. Deltidsansatte får sjelden oppfølging, fordi de ikke er der når oppfølging skjer. Én kort samtale etter tre til fire vakter kan fange opp spørsmål og behov for mer opplæring.

Lærlinger krever mer, ikke mindre

En lærling er under opplæring per definisjon. Det følger egne krav gjennom lærekontrakten og opplæringsordningen, med en fastsatt plan og en ansvarlig faglig leder.

Behandler dere lærlingen som billig arbeidskraft med opplæring som bieffekt, risikerer dere at planen ikke blir fulgt. Lærebedriften skal legge arbeidet til rette for opplæringen i samsvar med kontrakten.

Hva som må dokumenteres

Kravene til skriftlig arbeidsavtale og eventuell dokumentert sikkerhetsopplæring gjelder også her. Som praktisk rutine bør dere ta vare på:

• Skriftlig arbeidsavtale, helst signert, også for korte engasjementer
• Hva sikkerhets- og HMS-gjennomgangen omfattet, og når den ble gjennomført
• Hvem som ga opplæringen
• Bekreftelse fra den ansatte som en praktisk dokumentasjonsrutine

Krav til dokumentasjonen avhenger av arbeidet og utstyret. En bekreftelse erstatter ikke den nødvendige opplæringen. For sesongdrift er det nyttig å samle dokumentasjonen på ett sted.

Vanlige spørsmål