Når en ansatt slutter: hva slettes, hva beholdes, hva stenges

Dagen ingen har planlagt

Onboarding er det mange har tenkt gjennom. Det motsatte er det nesten ingen som har.

Resultatet er kjent: en e-postkasse som står åpen i to år, en Slack-konto ingen husket å stenge, en telefon som aldri kom tilbake, og en mappe med dokumenter som ligger der fordi ingen tør å slette noe.

Hver av delene er liten. Samlet er det både et sikkerhetsproblem og et brudd som venter på å bli oppdaget.

E-post er det viktigste punktet

Her finnes det egne regler, og de er strengere enn folk tror.

E-postkontoen skal avsluttes når arbeidsforholdet opphører. Unntaket er et særskilt behov for å holde den åpen i en kort periode. Innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften, skal slettes innen rimelig tid etter opphøret. Kassen skal ikke bli stående som et arkiv «i tilfelle».

Trenger virksomheten selv å gjøre innsyn i kassen, må vilkårene i e-postforskriften og personvernforordningen være oppfylt. Den ansatte skal så langt det er mulig varsles og få uttale seg, og gis anledning til å være til stede og ha med en representant. Gjennomgangen skal begrenses til det som er nødvendig for det lovlige formålet.

Det praktiske grepet: avtal gjennomgangen før siste arbeidsdag. Den ansatte flytter selv over det som er virksomhetens, sletter det private, og dere blir enige om hva som skjer videre. Da slipper dere hele diskusjonen etterpå.

Om videresending: automatisk videresending av innkommende e-post til en kollega er i utgangspunktet ikke lov. Datatilsynet regner det som kontinuerlig overvåking. Bruk heller et autosvar som opplyser hvem man skal kontakte. Avtal når autosvaret skal fjernes og kontoen avsluttes.

Sjekkliste for siste arbeidsdag

Hva som skal beholdes

Ikke slett alt i iver. Dette skal bli:

• Lønns- og regnskapsdokumentasjon – etter bokføringslovens frister. Dokumentasjon av bokførte opplysninger skal som hovedregel oppbevares i fem år etter regnskapsårets slutt. Andre dokumenttyper kan ha andre frister
• Dokumentasjon på ansettelsesperioden og arbeidsavtalen – så langt det fortsatt finnes et konkret lovlig behov eller en oppbevaringsplikt
• Nødvendig dokumentasjon fra en konflikt eller oppsigelsessak – så lenge den trengs for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav
• HMS-dokumentasjon og andre opplysninger med særskilt lagringsbehov – når lovpålagt bevaring eller et annet konkret lovlig behov krever det, for eksempel dokumentasjon om eksponering for helsefarlige stoffer

Vi har laget en egen oversikt over hvor lenge de ulike dokumenttypene skal oppbevares.

Hva som skal ut

• Søknader og CV-er som ikke lenger er nødvendige. De skal slettes også før fratreden hvis behovet har opphørt
• Helseopplysninger som ikke lenger har et formål
• Notater og løpende vurderinger som ikke lenger har et lovlig formål
• Kontaktopplysninger til pårørende
• Alt som ble lagret «i tilfelle» og aldri har blitt brukt

Den delen som koster mest når den glipper

Kunnskapen.

I en bedrift med tolv ansatte sitter det ofte én person med noe ingen andre kan. Hvordan den ene kunden vil ha rapportene. Hvorfor rutinen er som den er. Hvem man ringer når maskinen stopper.

Den kunnskapen forsvinner på siste arbeidsdag hvis ingen har bedt om den. To timer med gjennomgang og et notat er det billigste dere gjør den måneden.

Vanlige spørsmål