Når en ansatt slutter: hva slettes, hva beholdes, hva stenges
Praktisk gjennomgang av hva som skal skje med e-post, tilganger, utstyr og dokumenter når en ansatt slutter – og hva som må beholdes.
E-postkassen skal som hovedregel stenges og slettes ved fratreden. Tilganger til systemer stenges samme dag. Lønns- og regnskapsdokumentasjon beholdes etter bokføringslovens frister. Resten av personopplysningene vurderes etter nødvendighet – og det som ikke lenger trengs, skal ut.
Dagen ingen har planlagt
Onboarding er det mange har tenkt gjennom. Det motsatte er det nesten ingen som har.
Resultatet er kjent: en e-postkasse som står åpen i to år, en Slack-konto ingen husket å stenge, en telefon som aldri kom tilbake, og en mappe med dokumenter som ligger der fordi ingen tør å slette noe.
Hver av delene er små. Samlet er det både et sikkerhetsproblem og et brudd som venter på å bli oppdaget.
E-post er det viktigste punktet
Her finnes det egne regler, og de er strengere enn folk tror.
Hovedregelen er at arbeidsgiver skal stenge og slette e-postkassen ved opphør av arbeidsforholdet. Kassen skal ikke bli stående som et arkiv «i tilfelle».
Trenger virksomheten innhold fra kassen for å drive videre, skal det gjøres på en ryddig måte: den ansatte skal som hovedregel varsles og gis mulighet til å uttale seg, og gjennomgangen skal begrenses til det som faktisk er nødvendig for driften.
Det praktiske grepet: avtal gjennomgangen før siste arbeidsdag. Den ansatte flytter selv over det som er virksomhetens, sletter det private, og dere blir enige om hva som skjer videre. Da slipper dere hele diskusjonen etterpå.
Om videresending: å videresende innkommende e-post til en kollega over lang tid er problematisk – korrespondansen kan være privat. Et autosvar som opplyser at personen har sluttet og hvem man skal kontakte i stedet, er den ryddige løsningen.
Sjekkliste for siste arbeidsdag
| Område | Handling |
|---|---|
| E-post | Gjennomgang avtalt, konto stengt, autosvar satt opp med sluttdato |
| Systemtilganger | Alle stenges samme dag – også de dere har glemt |
| Delte disker og skylagring | Sjekk hva personen har delt ut til andre, og hva som er delt til dem |
| Passordbehandler og felleskontoer | Delte passord byttes. Dette blir konsekvent hoppet over |
| Fysiske nøkler og adgangskort | Kvitteres ut |
| Utstyr | PC, telefon, verktøy – registrert som levert |
| Kundekontakt | Hvem overtar hvilke kunder, og er de varslet |
| Dokumentasjon og kunnskap | Hvor ligger det personen kunne som ingen andre kan |
| Lønn og feriepenger | Sluttoppgjør, siste a-melding |
| Attest | Arbeidstaker har krav på attest ved fratreden |
Hva som skal beholdes
Ikke slett alt i iver. Dette skal bli:
- Lønns- og regnskapsdokumentasjon – minst fem år etter regnskapsårets slutt, etter bokføringsloven
- Dokumentasjon på at personen var ansatt og i hvilket tidsrom – kan som regel beholdes av administrative grunner
- Arbeidsavtalen – vanlig praksis er å beholde den en periode, siden det kan oppstå krav knyttet til arbeidsforholdet
- Dokumentasjon fra en eventuell konflikt eller oppsigelsessak – så lenge det kan komme et krav
Vi har laget en egen oversikt over hvor lenge de ulike dokumenttypene skal oppbevares.
Hva som skal ut
- Søknader og CV-er fra rekrutteringen
- Helseopplysninger som ikke lenger har et formål
- Private notater og løpende vurderinger
- Kontaktopplysninger til pårørende
- Alt som ble lagret «i tilfelle» og aldri har blitt brukt
Den delen som koster mest når den glipper
Kunnskapen.
I en bedrift med tolv ansatte sitter det ofte én person med noe ingen andre kan. Hvordan den ene kunden vil ha rapportene. Hvorfor rutinen er som den er. Hvem man ringer når maskinen stopper.
Den kunnskapen forsvinner på siste arbeidsdag hvis ingen har bedt om den. To timer med gjennomgang og et notat er det billigste dere gjør den måneden.
Vanlige spørsmål
Nei, det er ikke i tråd med hovedregelen. Kassen skal stenges og slettes ved fratreden, og eventuell gjennomgang av innholdet gjøres på en avgrenset og ryddig måte.
Langvarig videresending av innkommende e-post er problematisk. Bruk autosvar som opplyser om hvem man skal kontakte i stedet.
Ja, arbeidstaker har krav på en attest som opplyser om navn, fødselsdato, hva arbeidet har bestått i og hvor lenge arbeidsforholdet har vart.
Arbeidsgiver. I praksis går det bare bra hvis det står på en liste noen eier – ikke hvis det avhenger av at noen husker det.
Personopplysningsloven og personvernforordningen · forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale · bokføringsloven · arbeidsmiljøloven § 15-15. Sist oppdatert 20. august 2026. Artikkelen er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning.
Offboarding går bra når det står på en liste
Samme sjekkliste hver gang, med avkryssing og oversikt over hva som gjenstår. Da er det ikke avhengig av hvem som husker hva den uka.
NiftyHR gir dere faste rutiner for både onboarding og offboarding, med dokumentene samlet på ett sted.
Alle nye kunder får 30 dager med full Plus-tilgang gratis. Er dere under fem ansatte, bruker dere Nifty Go gratis.