Derfor er Google Drive ikke et personalarkiv
Delte mapper i skyen er ikke ulovlig – men de svikter på tilgangsstyring, sletting og sporbarhet. Her er de fire punktene som ryker først.
Det er ikke forbudt å lagre ansattdokumenter i Google Drive, Dropbox eller OneDrive. Men da må du selv ha kontroll på hvem som har tilgang, hva som slettes når, og hvem som har sett hva. I praksis svikter alle tre – ikke på grunn av teknologien, men fordi en mappestruktur ikke har noen innebygde regler.
Hvordan det alltid begynner
Noen oppretter en mappe som heter «Ansatte». Den deles med daglig leder og hun som kjører lønn. Fornuftig.
Så ansettes det en kontorleder som trenger tilgang til arbeidsavtaler. Deling utvides.
Så skal noen finne et vitnemål, og det er enklere å dele hele mappen enn å lete. Så slutter kontorlederen, men tilgangen ble aldri fjernet, fordi ingen visste at den fantes.
Tre år senere er spørsmålet «hvem har egentlig tilgang til den mappen» umulig å svare på uten å bruke en time.
Det er ikke en Google-feil. Det er at en mappe ikke krever at noen tar en beslutning.
De fire punktene som ryker
1. Tilgangsstyring
Personalopplysninger skal være tilgjengelige for dem som trenger dem i jobben – ikke for alle på kontoret. I en mappestruktur er tilgang noe man gir, ikke noe systemet håndhever. Og delinger fjernes nesten aldri.
Test det selv: åpne delingsinnstillingene på personalmappen deres. Overrasket?
2. Sletting
Ulike dokumenttyper har ulike frister. Lønnsdokumentasjon skal beholdes i minst fem år etter regnskapsårets slutt. En CV fra en kandidat som ikke ble ansatt skal ut når prosessen er over.
En mappe minner deg aldri på noe. Den bare vokser. Etter fem år ligger det sykmeldinger fra folk som sluttet i 2021, fordi ingen turte å slette og ingen hadde ansvaret.
3. Sporbarhet
Hvem åpnet hvilket dokument, og når? Skulle det oppstå en sak – en klage, en tvist, en mistanke om at noen har lest noe de ikke skulle – er dette spørsmålet du får. Og det du kan hente ut av en delt disk gir sjelden et godt svar.
4. Struktur
Ti ansatte gir ti mapper som er organisert litt forskjellig, avhengig av hvem som opprettet dem og når. Ingen vet hva som mangler, fordi det ikke finnes noen fasit for hva som skal ligge der.
Det er derfor spørsmålet «har alle signert den nye avtalen?» tar en halv dag å svare på.
«Men vi er bare ni ansatte»
Nettopp derfor. Ni ansatte betyr som regel at ingen har HR som jobb, og at rutinen bor i hodet til én person.
Argumentet om størrelse holder heller ikke juridisk. Kravene til å behandle personopplysninger forsvarlig gjelder uansett hvor mange dere er. Datatilsynet har ikke en nedre grense.
Det som er riktig med størrelsesargumentet, er at løsningen skal være tilsvarende enkel. Ni ansatte trenger ikke et tungt system. De trenger et sted der strukturen er den samme for alle, og der tilgangen er bestemt én gang.
Hva som faktisk må på plass
Uansett hva dere velger:
- Én fast struktur som er lik for alle ansatte
- Tilgang bestemt per rolle, ikke per situasjon
- En sletterutine med fast årlig gjennomgang
- Helseopplysninger skilt ut og med egen, begrenset tilgang
- Oversikt over hva som mangler – hvem har ikke signert, hvem mangler dokumentasjon
Klarer dere dette i Google Drive, er det greit. De fleste klarer det ikke over tid, og det er verdt å være ærlig om.
Vanlige spørsmål
Nei. Men du er ansvarlig for at behandlingen er forsvarlig – tilgangsstyring, sletting og sikkerhet. Verktøyet fritar deg ikke.
Dette er regulert, og de store leverandørene har mekanismer på plass for overføring. Sjekk hva som gjelder for din avtale og hvilke innstillinger dere har valgt.
På tilgangsstyring kanskje, hvis skapet er låst. På sletting, sporbarhet og gjenfinning er det verre. Og en perm brenner.
For en bedrift med under tjue ansatte er dette timer, ikke uker. Den tunge delen er ikke flyttingen – det er å bestemme hva som ikke skal være med videre.
Personopplysningsloven og personvernforordningen · Datatilsynets veiledning om personvern på arbeidsplassen. Sist oppdatert 25. august 2026. Artikkelen er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning.
Samme struktur for alle, tilgang bestemt én gang
NiftyHR gir hver ansatt én mappe med fast innhold, styrt tilgang og en oversikt over hva som mangler. Ingen prosjektgruppe, ingen implementeringsfase.
Alle nye kunder får 30 dager med full Plus-tilgang gratis. Er dere under fem ansatte, bruker dere Nifty Go gratis.