Ansatt ber om innsyn i alt dere har lagret – hva gjør du?

Når det skjer

Innsynsbegjæringer kommer sjelden på en rolig tirsdag.

De kommer når noen er i en konflikt, har fått en advarsel, er i en oppsigelsesprosess eller nettopp har sluttet på dårlig fot. Ofte er de tydelig ment som et pressmiddel.

Det endrer ingenting ved plikten. Motivet er irrelevant, og retten er ikke betinget av at forespørselen er hyggelig ment.

Det du derimot kan gjøre noe med, er hvor godt forberedt dere er.

Steg for steg

1. Noter datoen. Svar skal gis uten ugrunnet opphold og som hovedregel innen én måned fra dere mottok begjæringen. Ved behov på grunn av antall begjæringer eller kompleksiteten kan fristen forlenges med ytterligere to måneder. Da må dere gi beskjed og begrunnelse innen den første måneden.

2. Bekreft mottak. En kort bekreftelse med dato demper temperaturen og dokumenterer at dere har håndtert det.

3. Bekreft hvem det er. Dere skal være sikre på identiteten. Ved intern e-post fra en ansatt er dette som regel uproblematisk.

4. Avklar hva de ber om. Mange skriver «alt dere har om meg». Dere kan be om en presisering hvis mengden er stor – men dere kan ikke bruke presiseringen til å trenere saken.

5. Finn opplysningene. Her er den virkelige jobben. Se listen nedenfor.

6. Vurder unntak. Det finnes lovlige unntak fra innsynsretten, blant annet for intern saksforberedelse når vilkårene i personopplysningsloven § 16 er oppfylt. At noe er et internt notat, er ikke nok. Avslag må begrunnes skriftlig med henvisning til unntakshjemmelen og informasjon om klagemuligheten.

7. Skjerm andres opplysninger. Vurder om utlevering vil krenke andres rettigheter og friheter. Skjerm de delene som må beskyttes, uten å nekte innsyn i resten av den ansattes opplysninger.

8. Send svaret. Send en forståelig kopi av personopplysningene og informasjonen om behandlingen som artikkel 15 krever. Det omfatter blant annet formål, mottakere, lagringstid, rettigheter og hvor opplysningene kommer fra. Bruk en sikker måte å sende svaret på.

Hvor opplysningene faktisk ligger

Dette er der de fleste undervurderer jobben. En ansatt finnes typisk i:

• Personalmappen
• Lønnssystemet
• E-postkorrespondanse, også der de bare er omtalt
• Chat- og samarbeidsverktøy
• Delte disker og skylagring
• Timeregistrering og fraværsregistrering
• Rekrutteringsmateriale fra da de ble ansatt
• Ledernes egne notater

Det siste punktet er det som skaper problemer. Ledernes notater kan inneholde personopplysninger som omfattes av innsynsretten. Lovlige unntak må vurderes konkret.

Er opplysningene spredt, tar det mer tid å finne dem. En samlet oversikt gjør arbeidet enklere.

Det som gjør vondt

Innsynsretten er en test av hvor ryddig dere har vært hele tiden.

Gamle helseopplysninger, uverifiserte påstander og en leders kommentar i en e-post kan også omfattes av innsynsretten.

Når begjæringen er mottatt, må dere sikre opplysningene som omfattes, slik at sletting ikke hindrer innsynet. Dette gjelder også opplysninger som ikke skulle vært lagret. Det som ikke lenger skal lagres, slettes etter at innsynet er gitt.

Hva den ansatte kan kreve i tillegg

Innsyn er én rettighet. Det kan komme flere i samme brev:

• Retting av opplysninger som er feil
• Sletting av opplysninger som ikke lenger er nødvendige
• Informasjon om formålet med behandlingen, hvem opplysningene deles med og hvor lenge de lagres

Det siste er verdt å ha klart på forhånd, uavhengig av om noen spør.

Forberedelsen som gjør dette udramatisk

1. 01
   Vit hvor dere lagrer personopplysninger om ansatte.

   Skriv listen ned nå, ikke når begjæringen kommer.
2. 02
   Rydd i personalmappene.

   Er innholdet slik det skal være, er innsyn uproblematisk.
3. 03
   Vurder notater og personvurderinger.

   Behold bare det som har et lovlig formål og behandlingsgrunnlag, og begrens tilgangen.
4. 04
   Ha en sletterutine som følges.

   Da finnes ikke gammelt materiale å bli konfrontert med.
5. 05
   Bestem hvem som håndterer det.

   Ett navn, avklart før det trengs.

Vanlige spørsmål