Psykososialt arbeidsmiljø: sjekkliste for bedrifter uten HR-avdeling

Hva som faktisk er endret

Lovendringen sier at arbeidet skal organiseres, planlegges og gjennomføres slik at de psykososiale arbeidsmiljøfaktorene er fullt forsvarlige, ut fra hensynet til arbeidstakernes helse, sikkerhet og velferd.

Juridisk er dette en presisering, ikke en utvidelse. Kravet til fullt forsvarlig arbeidsmiljø har alltid omfattet det psykososiale.

Praktisk betyr det likevel noe. Når kravet står svart på hvitt, blir det lettere å føre tilsyn med – og vanskeligere å forsvare seg med at man ikke visste.

Skiftet er fra å reagere når noe har skjedd, til å forebygge at det skjer.

Gjelder dette oss med 11 ansatte?

Ja. Arbeidsmiljøloven skiller ikke på størrelse her.

Noen tilgrensende krav henger derimot sammen med antall ansatte, og de er verdt å sjekke samtidig:

Mange småbedrifter oppdager først ved et tilsyn at de skulle hatt verneombud. Det er en enkel ting å ordne, og en dum ting å bli tatt for.

Hva «psykososiale faktorer» betyr i praksis

Begrepet høres akademisk ut. Det handler om helt konkrete ting:

• Arbeidsmengde og tempo over tid
• Uklare roller og forventninger
• Manglende mulighet til å påvirke egen arbeidsdag
• Konflikter som får ligge
• Trakassering, vold og trusler
• Alenearbeid og belastende kundekontakt
• Utrygghet rundt jobbens framtid

For en liten bedrift er det som regel de tre første som er reelle. Ikke fordi folk er slemme, men fordi ingen har satt ord på hvem som gjør hva når det blir travelt.

Sjekklisten

1. Kartlegg – og skriv det ned. Du må ha en oversikt over hvilke psykososiale forhold som kan påvirke arbeidsmiljøet hos dere. En enkel gjennomgang med de ansatte holder for en liten bedrift, men den må dokumenteres. Et notat med dato og hvem som deltok er nok til å begynne med.

2. Vurder risikoen. Hva er sannsynlig, og hva ville konsekvensen vært? Alenearbeid på kveldstid i en butikk er noe annet enn et travelt kontor i mars.

3. Sett tiltak – konkrete, ikke fine. «Vi skal ha god kommunikasjon» er ikke et tiltak. «Vi går gjennom arbeidsfordelingen på mandagsmøtet i høysesongen» er et tiltak.

4. Ha en rutine for varsling og konflikt. Hvem sier den ansatte fra til hvis problemet er nærmeste leder? I en bedrift med tolv ansatte er svaret sjelden opplagt, og det må være avklart på forhånd – ikke når saken er der.

5. Sørg for at verneombudet er på plass og vet hva rollen innebærer. Et verneombud som er valgt for tre år siden og aldri har fått opplæring, er ikke et verneombud.

6. Følg opp. Én gjennomgang i året, med dato. Er den ikke i kalenderen, blir den ikke gjort.

7. Dokumenter at det er gjort. Kartlegging, tiltak, opplæring, gjennomgang. Ved et tilsyn er spørsmålet ikke om dere mener godt – det er hva dere kan vise fram.

Hva som skjer ved tilsyn

Arbeidstilsynet kan reagere med pålegg, og de har mulighet til å ilegge overtredelsesgebyr der de avdekker at virksomheten mangler rutiner for å kartlegge psykososiale risikoer.

Den vanligste situasjonen er likevel ikke gebyr. Den er at bedriften har gjort mye riktig i praksis, men ikke kan dokumentere noe av det – og dermed får pålegg om å ordne det de allerede gjør.

Den delen som faktisk lønner seg

Det er lett å behandle dette som papirarbeid. Men i en bedrift med under femti ansatte er én person som blir langtidssykmeldt av arbeidsbelastning en betydelig hendelse – både menneskelig og økonomisk.

Kartleggingen tvinger fram samtaler som ellers ikke blir tatt. Det er ofte den reelle verdien.

Vanlige spørsmål