Advarsel i personalmappen: hvor lenge kan den bli liggende?

Hvorfor det ikke finnes et enkelt tall

Mange leter etter en regel som sier «to år» eller «fem år». Den finnes ikke for privat sektor.

Statsansatteloven § 25 fjerde ledd sier at opplysninger om ordensstraff kan lagres i personalmappen i fem år. Bestemmelsen gjelder statens ordning for ordensstraff, ikke ordinære advarsler i privat næringsliv. Datatilsynet bruker den som en viss veiledning også for andre arbeidsgivere. Den erstatter ikke en konkret vurdering.

For alle andre arbeidsgivere er utgangspunktet personvernregelverket: opplysninger skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig for formålet. Personvernnemnda har lagt til grunn at det ikke er en generell adgang til å oppbevare alle opplysninger i en personalmappe etter at arbeidsforholdet er avsluttet.

Det betyr at du må ta en beslutning – og at beslutningen skal kunne forsvares.

Slik gjør du vurderingen

Still tre spørsmål:

1. Hva var formålet med advarselen? Å korrigere en konkret adferd. Er adferden korrigert, og har det gått tid uten gjentakelse, svekkes formålet gradvis.

2. Har den fortsatt betydning? En advarsel for et alvorlig forhold i fjor kan fortsatt være relevant. En advarsel for gjentatt forsentkomming i 2021, gitt til en person som har fungert godt i flere år etterpå, har neppe samme betydning.

3. Kan det oppstå en tvist der den har bevisverdi? Er det en pågående sak, eller er arbeidsforholdet nylig avsluttet på en måte som kan gi et krav, kan det være saklig å beholde den lenger.

Praktisk holdepunkt

Det finnes ingen generell ett- til treårsfrist for ordinære advarsler. Sett en begrunnet lagringsfrist ut fra forholdets alvor, om problemet er løst og om dokumentasjonen fortsatt er nødvendig.

Skriv vurderingen ned. En standardfrist kan være et utgangspunkt for rutinen, men fritar ikke arbeidsgiver fra å vurdere hver advarsel konkret.

Detaljen mange overser

Får den ansatte en ny advarsel før den forrige er slettet, endrer bildet seg. Da kan den eldre advarselen ha fortsatt betydning, fordi den inngår i et mønster – og lagringstiden kan forlenges.

Det gjelder også motsatt vei: går det lang tid uten nye forhold, blir argumentet for å beholde den stadig svakere.

Ved en tvist

Oppstår det en arbeidsrettssak eller en konflikt, kan nødvendig dokumentasjon beholdes så lenge den trengs for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettskrav. Vurder behovet konkret og på nytt når saken er endelig avgjort. En mulig foreldelsesfrist gir ikke automatisk adgang til å lagre dokumentasjonen fram til fristen.

Dette er unntaket, ikke hovedregelen. Det gir ikke grunnlag for å beholde alt om alle i tilfelle noe skulle skje.

Den ansatte kan be om innsyn

Husk at den ansatte som hovedregel har rett til innsyn i opplysningene dere har lagret, med noen få unntak. Det gjelder også advarsler.

Et notat fra en samtale eller en e-post med kritikk kan også inneholde personopplysninger som omfattes av innsynsretten. Vær tydelig på hva som er en formell advarsel, og hva som er annen dokumentasjon.

Slik lager du rutinen

1. 01
   Sett en begrunnet lagringsfrist

   for hver advarsel. En standardfrist må tilpasses den konkrete saken.
2. 02
   Noter fristen på selve advarselen

   når den gis. Vurder behovet på nytt hvis forholdene endrer seg.
3. 03
   Ta en årlig gjennomgang

   av personalmappene og slett det som ikke lenger er nødvendig. Ikke vent til gjennomgangen hvis behovet opphører tidligere.
4. 04
   Skill formelle advarsler fra annen dokumentasjon.

   Notater og e-poster krever også et lovlig formål, behandlingsgrunnlag og begrunnet lagringstid.

Vanlige spørsmål